Apa yang membuat pesan pengingat efektif
Pesan yang dibalas biasanya punya ciri yang sama: menyebut nama pemilik dan nama hewan peliharaan, menyebut hari dan jam dengan jelas, mencantumkan nama klinik, dan hanya meminta satu balasan yang mudah. Paragraf panjang, istilah medis, dan banyak pertanyaan dalam satu pesan akan menurunkan peluang dibalas.
Nada bicara lebih penting daripada yang dikira banyak klinik. Pengingat yang terdengar seperti datang dari orang yang peduli pada hewan peliharaan jauh lebih sering dibalas dibanding pemberitahuan otomatis yang kaku.
Kapan sebaiknya dikirim
Pola yang berhasil di kebanyakan klinik adalah satu pengingat di hari sebelumnya dan, untuk jam yang ramai atau penting, satu pesan singkat di pagi hari yang sama. Hindari malam larut dan pagi buta, dan kirim hanya pada jam ketika klinik Anda biasanya menelepon.
Delapan pesan pengingat yang bisa Anda salin
Ganti bagian dalam kurung. Pertahankan nama hewan peliharaan — itulah yang membuat pesan terasa personal.
Halo [Nama pemilik], kami mengingatkan bahwa [Nama hewan] memiliki janji temu di [Klinik] besok, [hari] pukul [jam]. Mohon balas YA untuk konfirmasi, atau kabari kami jika perlu menjadwal ulang. Terima kasih!
Halo [Nama pemilik]! Sekadar info: [Nama hewan] terjadwal bersama kami besok pukul [jam]. Sampai jumpa! 🐾 — [Klinik]
Selamat pagi [Nama pemilik], pengingat singkat bahwa janji temu [Nama hewan] hari ini pukul [jam]. Mohon datang beberapa menit lebih awal. Jika ada perubahan, cukup balas di sini.
Halo [Nama pemilik], kami mencatat [Nama hewan] pada [hari] pukul [jam]. Apakah waktu itu masih cocok untuk Anda? Cukup balas singkat saja.
Halo [Nama pemilik], [vaksin / pemeriksaan rutin] [Nama hewan] jatuh tempo pada [tanggal]. Apakah Anda ingin kami buatkan jadwal? Balas dengan hari yang cocok, nanti kami carikan jamnya.
Halo [Nama pemilik], hari ini kami belum bertemu [Nama hewan] dan semoga semuanya baik-baik saja. Jika ingin menjadwal ulang, balas dengan hari yang cocok dan kami carikan waktunya.
Halo [Nama pemilik], terima kasih telah membawa [Nama hewan] hari ini. Jika ada pertanyaan tentang petunjuk perawatan yang kita bahas, cukup balas pesan ini. — [Klinik]
Halo [Nama pemilik], pengingat untuk janji temu besok: mohon ikuti persiapan yang sudah kita bahas untuk [Nama hewan] (misalnya petunjuk makan dan minum). Sampai bertemu pukul [jam]. — [Klinik]
Petunjuk persiapan seperti puasa ditentukan oleh dokter hewan yang menangani. Gunakan kalimat di atas hanya untuk mengingatkan pemilik pada apa yang sudah Anda sampaikan.
Yang perlu dan tidak perlu dilakukan saat mengirim pesan ke pemilik hewan
Beberapa kebiasaan agar pengingat tetap diterima dengan baik:
- Minta izin terlebih dahulu — pastikan pemilik bersedia dihubungi lewat WhatsApp atau SMS, dan patuhi aturan pengiriman pesan yang berlaku di negara Anda.
- Jangan cantumkan rincian medis di pesan — pengingat cukup berisi tanggal dan jam; simpan diagnosis dan hasil pemeriksaan untuk konsultasi atau panggilan telepon.
- Buat membalas jadi mudah — satu kata singkat (YA) atau sebuah hari lebih mudah daripada mengisi formulir atau menelepon.
- Sediakan cara untuk menjadwal ulang — pemilik yang bisa menjadwal ulang hanya dengan satu balasan lebih kecil kemungkinannya tidak datang.
- Kirim pada jam yang wajar — dalam jam kerja normal, bukan malam hari.
Kirim semua ini dengan satu ketukan di VetPaw
Anda tidak perlu mengetik ulang pesan-pesan ini untuk setiap pasien. Di VetPaw, tombol Ingatkan pada sebuah janji temu membuka WhatsApp dengan pesan yang sudah terisi nama pemilik, tanggal, jam, dan layanan. Anda membacanya, mengubahnya jika perlu, lalu menekan Kirim — tidak ada yang keluar dari ponsel Anda selain pesan yang Anda pilih untuk dikirim. Tersedia juga opsi SMS bagi pemilik yang lebih suka pesan teks.
Anda cukup menulis pesan sendiri sekali di pengaturan, memakai placeholder untuk nama, tanggal, jam, layanan, dan klinik, lengkap dengan pratinjau langsung dan tombol untuk mengembalikan pesan bawaan. Ada template siap pakai tersendiri untuk pengingat vaksin. VetPaw juga bisa memberi pemberitahuan malam pukul 19.00 berisi jumlah janji temu besok, serta daftar Pengingat besok agar Anda bisa memeriksanya dalam satu menit.
Pertanyaan yang sering diajukan
Mana yang lebih baik untuk pengingat janji temu, WhatsApp atau SMS?
Tergantung di mana klien Anda berada. Di banyak tempat, pemilik membuka WhatsApp lebih dulu dan bisa membalas dengan cepat; SMS bisa diterima siapa saja yang punya ponsel dan tidak perlu aplikasi. Banyak klinik memakai WhatsApp sebagai pilihan utama dan SMS sebagai cadangan.
Berapa banyak pengingat yang sudah terlalu banyak?
Untuk kunjungan rutin, satu pengingat di hari sebelumnya biasanya cukup, ditambah satu pesan singkat di pagi hari bila jadwalnya penting. Lebih dari itu mulai terasa seperti menekan.
Bagaimana mengirim pengingat tanpa mengetik ulang setiap pesan?
Gunakan template tersimpan yang nama pemilik, tanggal, dan jamnya terisi otomatis. VetPaw melakukannya: ketuk Ingatkan pada sebuah janji temu, WhatsApp terbuka dengan pesan yang sudah siap, Anda memeriksanya lalu menekan Kirim sendiri. Tidak ada yang terkirim otomatis.
Panduan lainnya
- Perangkat lunak manajemen klinik hewan: apa itu, dan cara memilihnya
- Cara membuka klinik hewan: izin, biaya, dan rencana bisnis
- Rencana bisnis klinik hewan: templat dan bagian utama
- Berapa biaya membuka klinik hewan? Panduan anggaran
- Cara memilih sistem manajemen klinik hewan: daftar periksa 10 poin
- Cara mendapat klien baru untuk klinik hewan Anda
- Jadwal vaksinasi anjing dan kucing: panduan referensi untuk klinik
- Rekam pasien dan catatan SOAP: praktik terbaik untuk klinik hewan
- Cara mengurangi pasien tidak datang di klinik hewan Anda
- Produktivitas dalam praktik dokter hewan: ke mana waktu sebenarnya pergi